Eine Rechnung von Ihnen, die Sie nie verschickt haben
Stellen Sie sich vor: Ein Kunde erhält eine E-Mail mit Ihrem Firmennamen, einer Rechnung und einer fremden Bankverbindung. Auch die angezeigte E-Mail-Adresse scheint zu Ihnen zu gehören. Dafür muss niemand Ihr Postfach übernommen haben. Ohne passende Prüfungen lässt sich eine Absenderadresse vortäuschen. Der Teil hinter dem @ ist Ihre Domain. Einstellungen für diese Domain helfen empfangenden E-Mail-Anbietern, solche Fälschungen zu erkennen.
SPF: Wer darf E-Mails versenden?
SPF ist eine Liste erlaubter Versandserver in den technischen Einstellungen Ihrer Domain, dem DNS. Der empfangende Anbieter prüft damit den Server, der eine Nachricht einliefert. Dabei geht es um die technische Absenderadresse für die Zustellung. Sie kann von der Adresse abweichen, die Ihr Kunde im Feld „Von“ sieht. SPF allein bestätigt deshalb noch nicht Ihre sichtbare Firmenadresse.
DKIM: Hat die Nachricht eine gültige Signatur?
Ihr E-Mail-Anbieter kann ausgehende Nachrichten mit einer digitalen Signatur versehen. Der Empfänger prüft diese anhand eines öffentlichen Schlüssels in den Domaineinstellungen. So lässt sich feststellen, ob die Signatur gültig ist und die signierten Bestandteile unverändert sind. DKIM muss beim jeweiligen Versanddienst eingerichtet und aktiviert sein. Ein Eintrag bei der Domain allein genügt nicht.
DMARC: Passt die Prüfung zur sichtbaren Adresse?
DMARC verbindet die Prüfungen mit der Domain im sichtbaren „Von“-Feld. Eine Nachricht besteht DMARC, wenn mindestens eine Prüfung erfolgreich ist: SPF oder DKIM. Zusätzlich muss die dabei bestätigte Domain nach den eingestellten Regeln zur sichtbaren Absenderdomain passen. Das heißt „Abgleich“ oder „Alignment“. DMARC legt außerdem fest, welche Behandlung Sie bei fehlgeschlagenen Prüfungen wünschen, und ermöglicht zusammengefasste Berichte.
Berichte sammeln ist noch kein Blockieren
Im Überwachungsmodus sammeln Sie Berichte, ohne allein wegen DMARC eine Ablehnung anzufordern. Sie zeigen, welche Versandquellen gemeldet werden und wo Prüfungen scheitern. Später können Sie für fehlgeschlagene Prüfungen die Behandlung als verdächtig oder die Ablehnung anfordern. Die endgültige Entscheidung trifft der empfangende Anbieter. Monitoring und strengere Regeln sind deshalb zwei getrennte Schritte.
Häufig vergessen: Rechnungsprogramm und Newsletter
Sammeln Sie zuerst alle Dienste, die mit Ihrer Firmenadresse senden: Postfächer, Rechnungsprogramm, Newsletter, Terminbestätigungen und gegebenenfalls Websiteformulare. Jeder Versandweg muss richtig eingerichtet und getestet werden. Prüfen Sie die Einstellungen erneut, wenn ein Dienst hinzukommt oder ersetzt wird. Sonst können gerade Ihre echten Rechnungen oder Bestätigungen Probleme bekommen.
Typische Einrichtungsfehler vermeiden
Ein zweiter SPF-Eintrag für denselben Domainnamen ergänzt den ersten nicht, sondern führt zu einem Fehler. Erlaubte Versanddienste gehören in einen abgestimmten Eintrag. Bei DKIM wird manchmal nur der Domain-Eintrag gesetzt, aber die Signatur beim Versanddienst nicht aktiviert. Lassen Sie beides prüfen und mit tatsächlich versendeten Nachrichten testen.
Berichte auswerten, bevor Regeln strenger werden
Ein eingerichtetes Berichtspostfach hilft wenig, wenn niemand die Berichte liest. Benennen Sie eine zuständige Person oder einen Dienstleister. Lassen Sie Auffälligkeiten gemeinsam mit dem E-Mail-Anbieter klären, bevor Sie strengere Regeln freigeben. Zu frühes Ablehnen kann auch echte Nachrichten treffen. Klären Sie außerdem, wer reagiert, wenn eine Nachricht nicht ankommt.
Was diese Einstellungen nicht verhindern
DMARC erschwert den Missbrauch Ihrer eigenen Domain. Es schützt weder vor einer ähnlich geschriebenen fremden Domain noch vor dem Versand aus einem tatsächlich übernommenen Postfach. Auch Ihr Firmenname allein kann als Anzeigename missbraucht werden. Zugangsschutz und Aufmerksamkeit bleiben nötig. Eine überraschend geänderte Bankverbindung sollte Ihr Kunde über eine bereits bekannte Telefonnummer bestätigen lassen.
Was Websitebro übernimmt
In jedem Websitepaket prüfen wir die vorhandenen Domaineinstellungen, einschließlich der Einstellungen gegen gefälschte E-Mail-Absender, und zeigen Handlungsbedarf auf. Die Behebung aller gefundenen Probleme ist damit nicht automatisch enthalten. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich die technische Domainverwaltung und richten DMARC samt Monitoring ein. Das ist eine separate einmalige Leistung. Umfang der laufenden Auswertung und Umgang mit Auffälligkeiten halten wir im Angebot fest.
Ihre Domain und Postfächer können bleiben
Für eine neue Website müssen Sie normalerweise weder Ihre Domain übertragen noch Ihre Postfächer umziehen. Wir prüfen die Anschlussmöglichkeit vor dem Angebot. Auch wenn wir die technischen Domaineinstellungen verwalten, können Domainregistrierung und E-Mail beim bisherigen Anbieter bleiben. Ein Postfachumzug ist eine eigene Aufgabe. Für die Vorbereitung genügt zunächst eine Liste Ihrer Anbieter und Versanddienste; die technischen Details stimmen wir gemeinsam ab.
Ihre Domain mit Websitebro nutzen
Sie möchten Ihre Internetadresse und E-Mail-Postfächer behalten? Unsere Anleitung erklärt die Anschlussmöglichkeiten und was wir vor dem Start gemeinsam prüfen.
Bestehende Domain und E-Mail weiter nutzen